Жүйесізді жөнге салар кайдзен

Күнделікті өмірдің қарбаласқа толы шақтарында жадымыз ақпаратқа толып, жалқаулық желкемізді басатын сәттер аз емес. Адамның енжарлығы өз рухының алдындағы ең өрескел қылмыс екенін біле тұра кейде жетістік кілтін алақанымызда ұстап тұрып, әрекет жасамайтынымыз бар. Әлемнің ең ақылды елі Жапония тұлға бойында бұл тұзақтан құтылудың жолын ХХ ғасырда тауыпты. Ол кайдзен деп аталады.

Арайлы ЖАҚСЫЛЫҚ

Жапон тілінде «кайдзен» – шексіз даму, ілгері ұмтылыс деген мағыналарды береді. Бұл жоспарлау техникасы Екінші дүниежүзілік соғыстан соң Жапонияда америкалық мәдениеттен қалған өзін-өзі басқару идеологиясы мен дәстүрлердің арқасында пайда болды. Кайдзеннің белсенділігі сол уақыттағы жапон шаруашылығы мен өндірісінің шарықтаған дәуіріне, нақтырақ айтсақ, Жапонияның гүлдену кезеңіне сәйкес келеді.

Кайдзен әдісі бастапқыда менеджмент, басқару мен өндіріс, бизнес саласында кеңінен қолданылған болатын. Бүгінде кайдзен күнделікті өмір ережесіне қарай бет бұрып келеді.

Бұл жүйе туралы сөз еткенде біз әйгілі «Toyota» компаниясын мысал етеміз. Екінші дүниежүзілік соғыстан соң «Toyota»-ның тез өтіп кеткені әлемдік көлік компанияларының таңданысын туғызды. Ал 1980 жылы Масааки Имаидің «Кайдзен: жапондық компаниялардың жетістікке жету кілті» атты еңбегі жарыққа шықты. Осы кітаптан соң кайдзен жүйесін бүкіл әлем таныды.

70 жылдан астам уақыт осы әдіспен жұмыс істеп келген автоконцерннің өнімдері бүгінде әрбір қазақтың сүйікті көлігіне айналған. Бүгінде кайдзен жоспарлау әдісін қолданатын компаниялар қатарына «Toyota»-дан бөлек, Nissan, Canon, Honda, Komatsu, Matsushita еніп отыр. Ал олардың миллиардтаған табысы – дәл осы кайдзен жоспарлау жүйесінің жемісі.Кайдзен әдісі 5 негізгі элементтен тұрады: «5 S»:
• Seiri – ұқыптылық;
• Seiton – реттік;
• Seiso – тазалық;
• Seiketsu – стандарттау;
• Shitsuke – тәртіп.
Бұл қағидаларды өз жұмысыңызға да, өз өміріңізге де бейімдеп алуға болады. Егер сіз өз жұмысыңызға кайдзеннің 5 қағидасын қолданып көргіңіз келсе, онда осы 5 пункттің орындалуы жұмысыңыздың негізі болғанша, дәл көз алдыңызда тұратындай болуы қажет.

Сұрыптау. Отырыңыз да нені жақсартқыңыз келетінін, тиімді жұмыс істеуге не кедергі келтіретінін ойластырып, тізіп жазыңыз.
Бұл қағида қызметкердің өз жұмысынан артық ештеңе жасамау керектігін білдіреді. Төмендегілердің қайсысы кем дегенде сіздің негізгі жұмысыңызға сәйкес келеді?

Кейбір бөліктерді азайтуға болады (поштаны тексеру, құжаттармен жұмыс істеу), кейбіреулері неғұрлым сәйкес келетін маманға берілуі мүмкін. Мысалы, кейбір фирмаларда сатылым менеджерлері өздері сатқан қызметтердің өзіндік құнын есептеп, есепшот шығарып, келісімшарттар жасайды. Шын мәнінде, шоттар мен шығындарды есепке алу – бұл бухгалтердің қызметі.

Ал келісімшарт жасау құқықтық бөлімге немесе бухгалтерияға тиесілі болуы мүмкін. Кейде, егер сіз мұны өзіңіз жасасаңыз, тезірек бітіп, бухгалтерлерге жүгінуге тура келмейтін сияқты болып көрінеді. Осындай жағдайлар көбісінің көңіл-күйін түсіреді, үркітеді. Бірақ іс жүзінде, егер сіз осы процесті дұрыс ұйымдастыра алсаңыз және тиісті бөлімшелерге, шын мәнінде, бұл олардың жұмысы екендігін жеткізе алсаңыз, бәрі біршама жылдам болатыны сөзсіз.

Басы артық істен құтылу керектігі жөнінде және жұмыс процесіне қандай қарапайым өзгерістер енгізуге болатынын ойлаңыз. Теңіз тамшыдан құралатыны сияқты, ғаламдық өзгерістер шағын қадамнан басталатыны сөзсіз.

Тәртіп орнату және ретке келтіру. Сіз артық жұмыстан құтылғаннан кейін қажетті тәртіппен жұмыс процесін реттей аласыз. Алғашқы бірнеше апта бойы жұмыс күнделігін жүргізсеңіз тіпті жақсы. Онда атқарылған істерді, қанша уақытта біткенін, уақытын, басымдықтарын жазып қоясыз. Ақырында ең маңызды істерге ең аз уақытыңыз кетіп, ал күнделікті қарбалас ең көп уақытты жейтін болып шығады.

Алайда кейде қарқын алып алу үшін әуелі, мысалы, күннің (аптаның, айдың) жоспарын жасап тастауға отыру, сосын қызып алғасын ең маңызды нәрсені жасау оңайырақ секілді көрінеді. Нәтижесінде сіз тағы да ең маңыздысын орындап үлгермей жатасыз. Егер әдетте сізде 2-3 күрделі маңызды іс болатынын білсеңіз, оларды өнімділігі ең жоғары болатын уақытқа қойған жөн.

Жинастыру немесе «жылтырату». Жұмыс күні аяқталған соң кеңседегі үстеліңізді жинап, бәрін өз орнына қоюды ұмытпаңыз. Қажет заттар мен құжаттарды бәрі жатуы тиіс жерде жатқанда табу оңай.

Жинақылық пен тәртіпті тек жұмыс үстелінде ғана емес, өз басыңызда да орнату керек. Ол үшін бірнеше минут бөліп, жұмыс күнделігіңізге қарап, қорытынды жасап, қажет жазбаларды енгізіп, сосын кеңсенің табалдырығынан аттап шыққан соң, жұмысты ұмытқан жөн секілді. Себебі келесі таңда жұмысқа айқын баспен және тың ойлармен келуіңіз қажет. Міндеттерден назарыңызды басқаға аударып, оларға біраз уақыттан кейін қайтып келу туралы талай айтылған. Осылай сіздің қызық және тың шешім табуға мүмкіндігіңіз көбейеді.

Стандартизация (жүйелеу). Орындауы сіздің міндетіңізге кірмейтін істерден арылып, жұмыс процесін түзіп, жұмыс орнында ғана емес, басыңызда да бәрін рет-ретімен орналастырып алғасын, осының бәрінен жүйе жасайтын уақыт келеді. Яғни әр таң сайын бәрін осы құрылған схема бойынша орындауыңыз қажет. Жүйе бойынша жүріңіз, нәтижесін көресіз.

Практиканы тоқтатпау. Алдыңғы 4 процесс орындалған кезде олар сіз үшін жұмыстың жаңа тәсіліне айналады. Сіз белгіленген бағытты ұстанып, артқа, ескі әдет пен әдістерге сырғымауыңыз керек.

Жаңа әдіс жайлы ойлай отырып, тиімділікті арттыру үшін тағы қандай өзгерістер енгізуге болатынын ойлауыңыз мүмкін. Осылайша, сіз процеске өзгерістер енгізе отырып, алдыңғы 4 аспектіні қайта қарап тұрасыз. Сөйтіп, жұмыс әдістеріңізді үнемі дамытып отырасыз. Және бұл – дұрыс жол, себебі кайдзеннің басты мақсаты – үнемі, тоқтаусыз дамып отыру.
Өмір
Дәл осы «5S»-ті өмірдің кез келген аспектісіне сай реттестіріп алуға болады. Мәселен, сіз салауатты өмір салтын ұстануды бастағыңыз келеді делік.
Бірінші «S». Отырасыз да, парақ бетті екі бөлікке бөліп, бір бағанға сізге кедергі келтіретін барлық нәрсені, екінші бағанға көмектесетін барлық нәрсені жазасыз.

Екінші «S». Барлық оң және теріс тұстарды анықтап алғасын, өзіңізге барлық пайдалы дүние енгізілген кесте жасап аласыз (саябақта серуендеу, түс кезінде жаяу серуенге шығу және т.с.с.). «Денсаулық кестесін» құрудан бөлек, сіз жай ғана бастап істеуіңіз қажет нәрселердің тізімін құрып алсаңыз болады. Мысалы, зиянды тамақты пайдалануды мейлінше азайту және күнделікті рационыңызға пайдалы өнімдерді аздап енгізу кестесін жасап алыңыз. Мұны бірте-бірте жасау керек, әйтпесе ағза, одан кейін күш пен ерік-жігеріңіз үйреніп қалған қант пен қарапайым көміртектер мөлшерін талап етіп «бүлік шығарады».

Үшінші «S». Қайтсеңіз де, тазалық пен жинақылықты сақтау аса маңызды. Бұл жұмысқа да, өмірге де қатысты. Өйткені ыбырсыған бөлмеде адам күшін жоғалтып, қажет ынтасынан айырылады. Әрі үй жинауды дене жаттығуларының бастапқы кезеңіне айналдыруға немесе назарды физикалық іс-әрекетке аударып, басты бар ойдан тазартып, одан медитация процесін жасауға болады.

Төртінші «S». Енді барлық өзгерістерді жүйеге айналдыру уақыты келді. Жасалған кестені ұстансаңыз, ол сіздің өмір салтыңызға айналады.
Бесінші «S». Өз-өзіңізді бақылаңыз және бұрынғы жеңіл өмірге қайтаруға тырысатын азғыртулардан арылыңыз. Алғашында, салауатты өмір салтын ұстану оңай емес, кері тартатын кедергілер көп. Барлық жаңа әдістемелерді пайдаланып, өміріңізді жақсарту үшін жетіле түсіңіз.

Ал Қазақстанға бұл жүйе екі жыл бұрын келді. Қазіргі таңда бұл жүйені практикалық тұрғыда қолданып жүрген жастар қатары аз емес. Олардың қатарында осы кайдзен қағидасымен өмір сүріп жүрген блогер Данияр Жігітбек бар. Bugin.kz сайтына берген сұхбатында Данияр мырза былай дейді: «Кайдзен» ұғымын кішкентай қадамдармен үздіксіз даму деп түсінемін.

Ерекшелігі – бұл жерде батыстағыдай инновация жолымен, яғни үлкен қадамдармен үлкен төңкеріс жасау арқылы өзгеріс енгізу емес, керісінше, кішкентай қадамдармен ерік-жігерін барынша аз қолданып, жетістікке жету. Кайдзен бойынша басқару батыстағы басқару тәсілдеріне мүлдем ұқсамайды.

апонияда басты назарды адамдар мен өндіріс процесіне аударады. Ал батыста компания басшылығы өнім мен нәтижеге ерекше мән береді. Жалпы кайдзен жүйесі туралы ақпаратпен бұрыннан хабардармын. Бірақ Марғұлан Сейсенбай ағамыздың «YouTube»-тан «Кайдзен планирование как основа счастливой жизни» деген бір жарым сағаттық лекциясын көріп, бұрыннан іздеп жүрген ақпаратымды тапқандай болдым. Содан 2018 жылдан бастап кайдзен жүйесін зерттей бастадым.

Кайдзеннің бір ерекшелігі – оны меңгеріп, танысып, түрлі әдістерін қолдану арқылы көптеген сұраққа жауап аласыз. Жалпы бұл жүйені толық нәтиже беретін үлкен философия деп білемін. Мұны үйреніп, түсінген адам жүйені өз өміріне енгізу арқылы практикалық тұрғыда пайдаланып көруді жөн көреді. «Instagram» және «Telegram» парақшаларымда кайдзен туралы тұрақты түрде жазып жүрмін.

Өзімнің араласатын адамдарым, достарым бұл жүйені терең меңгермесе де, қандай бағытты көздейтінінен хабардар. Жалпы кайдзеннің өнімділікті арттыратынын, көп нәрсені жүйелендіретінін, көп процесті жеңілдететінін біледі. Кайдзен майда жеңістердің, кішкентай қадамдардың күшін сездірді. Бұған дейінгі өмірде мен декларация қабылдап, жұрттың көзінше мақсаттарыма қай уақытта жететінімді айтып, уәде беретінмін.

Дегенмен бұл үлкен ерік-жігерді талап етті. Бұл жолда оған көп күш, көп энергия кететін еді. Ал кайдзен – керісінше, кішкентай қадамдармен адамның ерік-жігері мен энергиясын аз қолдануға мүмкіндік беретін философия. Осылайша, кайдзен жүйесі асықпауды, бірден кішкентай қадамның күшін бағалауды үйретті. Мысалы, кез келген істе не істеріңді, неден бастарыңды білмегенде кішкентай қадамды еске аласың. Қазір қандай қадам жасасам болады деген ой келеді. Бұл жүйе арқылы көптен бері тұрып қалған жұмыстарың алға жылжиды. Мақсатты кайдзен арқылы жоспарлау тайм-менеджменттің ең тиімді құралы деп айтар едім».

Әсілінде, кайдзен – қазақтың кәдімгі «Асықпаған арбамен қоян алады» деген нақылының жапонша нұсқасы. Басқару жүйесінің бұл түрі – тек компания менеджментін жүргізуге ғана емес, адам өмірін күл-қоқыстан, миды жегідей жейтін артық ойлардан, мазасыздықтан, енжарлықтан құтқаратын тиімді тәсіл. Үздіксіз дамуды қолға алған әрбір адамға мұның берер пайдасы ұшан-теңіз.