Архив құжаттары электронды форматқа көшірілуде
«Тараз қаласының мемлекеттік архиві» КММ Жамбыл облысы әкімдігінің 26.07.2007 жылғы №160 қаулысы негізінде құрылған. Мекеменің «Ғылыми-анықтамалық аппарат, құжаттарды жариялау және ақпараттық технология бөлімі» заманауи құрылғыжабдықтармен қамтамасыз етіліп, архив құжаттарын электронды форматқа көшіру жұмыстарын жүргізуде. Қазіргі таңда архив қорында121 қор, 38 783 сақтау бірлігі сақталған.
Бүгінде барлық архив мекемелерінің алдында ақпараттық технологиялар саласындағы 2 негізгі міндет тұр: архивтегі құжаттарды электронды түрге көшіру және электрондық құжаттарға жедел қол жеткізу мүмкіндігін қамтамасыз ету.
Осы ретте Тараз қаласының мемлекеттік архивінде құжаттарды қағаз тасығыштардан электрондық түрге ауыстыру үшін жылдамдығы жоғары «Book 2net KIOSK», «EPSON 20000» сканерлері, электрондық құжаттарды сақтау үшін желілік қойма орнатылған.
Соңғы жылдары Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрлігі «Цифрлы Қазақстан» мемлекеттік бағдарламасын іске асыру мақсатындағы тапсырмасымен «Құжаттардың бірыңғай электрондық архиві» ақпараттық жүйесі жасалып, мекемедегі сандық форматтағы құжаттарды жаңа жүйеге енгізу жұмыстары жүргізіліп келеді.
«Электрондық архив» құру бойынша жұмыстардың маңызды кезеңі құжаттарды сканерлеу, оларды өңдеу және деректер базасын құру болып табылады. Сканерлеу барысында құжаттарды қағаз негізден электрондық түрге аударып, суреттердің сапасын арттыру, түсті түзету, суреттерді кесу, түпнұсқаға сәйкес файлдың атауын басқа форматтарға өзгерту жұмыстары іске асады.
Сонымен қатар электронды цифрлы форматқа JPG-форматта көшірілген архивтік құжаттардың,тізімдемелердің титулдық парағы, парақтардың сапалы әрі дұрыс түсірілгенін қор істерімен салыстырылып, дұрыстығы тексеріледі. Қателіктер анықталған жағдайда түзетіліп, PDF-форматқа көшіру жұмыстары жүргізіледі. PDF-форматтағы құжаттар «Құжаттардың бірыңғай электрондық архиві» ақпараттық жүйесіне енгізіледі.
Ақпараттық жүйенің тиімділігі ведомстволық мекемелермен, жеке және заңды тұлғалармен құжат айналымы электронды түрде іске асырылып, уақытты үнемдеуге септігін тигізеді. Осы бағытта архив қызметкерлері құжаттарды жоспарлы түрде электронды форматқа көшіріп, автоматтандыру жұмыстарын жүзеге асыруда.
М.Абдыкаримова,
бөлім басшысы
