Чтобы ваше личное время легко подчинялось вам, а каждый божий день плавно не перетекал в ночь под названием «Золушка-триллер», когда надо срочно многое успеть за короткий период, а вы все откладывали и откладывали дела на потом, есть некоторые жизненные хитрости.
Лала ИСЛАМОВА
Не секрет, что современный ритм жизни даже маленьких и провинциальных городов далек от размеренности и неторопливости. Суета вокруг зачастую для многих женщин напрямую связана с тем, что необходимо как-то совмещать в себе обязанности домашней хозяйки, матери, жены, а также соблюдать определенные правила на работе.
Объективный анализ ситуации и самого себя помогает понять и принять тот факт, что главным виновником дефицита времени являемся мы сами. Вот несколько типичных «пожирателей времени»: отсутствие планирования; беспорядок на рабочем месте; авралы, суета; тенденция откладывать дела «на потом», есть научное название — прокрастинация; неумение или нежелание делегировать служебные полномочия; отсутствие четкой жизненной позиции и системы приоритетов.
Прежде всего, надо определить объем работы и установить сроки, в которые она будет выполнена. Без этого невозможно оценить собственную эффективность. Например, вы решили за сегодняшний день написать отчет за квартал о проделанной работе своему начальнику. Вы изучаете лежащие перед вами на столе документы, но в то же время вспоминаете, как вчера кто-то нагрубил вам; вы начинаете писать отчет, а перед вами снова и снова встает лицо того же обидчика, мешая сосредоточиться на деле. В данном случае можно сказать, что вы идете к цели, но не по кратчайшему возможному пути. Иными словами, вы не уделяете своему отчету полного внимания, тратите часть драгоценного времени на посторонние мысли, переливание из «пустого в порожнее». Как ни удивительно, но психологи в этом случае советуют отложить решение проблемы до лучших времен. Иначе, при попытке перебороть себя вы рискуете выработать некий условный рефлекс, который будет возобновлять все ваши неприятные эмоции всякий раз, когда вы сядете за аналогичную работу. Кстати, может быть именно таким образом сформировано отвращение к учебе у очень многих людей? Однако сдаваться — не самая лучшая тактика деловой дамы, поэтому лучше воспользуйтесь приведенными ниже рекомендациями, которые помогут вам настроиться на рабочий лад в ситуации сильного эмоционального возбуждения, стресса или просто лени.
Надо уметь расслабляться. Удобно присядьте на стул, расслабьтесь и попытайтесь выровнять свое дыхание, делая его медленным и ритмичным. Рекомендуется на время занятия сконцентрировать внимание только на этой цели — вы должны медленно погружаться в ритм своего дыхания. Через 5-7 минут вы будете готовы продолжить начатое дело. Еще один замечательный метод был предложен врачом Рольфом Александером. Он рекомендовал отчетливо представить себе два креста, пересекающих ваше тело. Проведите вертикальную линию по позвоночнику (от копчика до макушки головы) и два перпендикуляра к ней (первый — от одного плеча до другого; второй — проходящий через бедра). Представьте, что крест изготовлен из гибкого материала, который сгибается в соответствии с движениями вашего тела. Чтобы расслабиться, просто позвольте кресту принять естественное положение. Прекрасный результат дает счет в уме. С каждым выдохом мысленно называйте число. Медленно считайте от одного до десяти, а затем в обратном порядке. Как только в промежутке между числами попытается вклиниться какая-то мысль, мгновенно переключайте внимание на счет.
Рациональным подходом к решению множества рабочих проблем может быть использование той энергии, которую с собой несут эмоции (некая сублимация энергий). Еще десятилетие назад практически все ученые, занимающиеся вопросами интеллектуального развития, утверждали, что любые эмоции вредят полноценному умственному труду. В настоящее время ситуация изменилась: оказывается, заинтересованность тоже имеет дело с целой системой различных эмоций; кроме того, сейчас существуют целые комплексы методов обучения, которые апеллируют к человеческим эмоциям. Конечно, предпочтение отдается положительным эмоциям, которые сопровождают заинтересованность в изучаемом предмете: целеустремленность, порыв, энтузиазм, радость в достижении намеченных целей и т. п. Такие эмоции не только не вредят успешной деятельности человека, но, наоборот, делают этот процесс эффективным и быстрым. Если вам не дают сосредоточиться эмоции положительного характера, вы можете использовать эту возбудимость для своей умственной работы. Например, вы радуетесь скорому отпуску. По сравнению с этим манящим «ничегонеделанием», лежащие перед вами на столе документы выглядят как-то серо и тоскливо, совершенно неактуально. Такой дисбаланс в интересах как раз и мешает вам сосредоточиться на завершении рабочего процесса. Разумный выход таков: попробуйте сделать (используя все свои творческие возможности) эти документы для себя яркими и интригующими. Вам и только вам известно, где можно найти свой индивидуальный источник вдохновения.
Рассмотренная выше ситуация, — работа через «не хочу» — тесно связана с проблемой рационального использования рабочего времени. Трата дополнительного времени на «собирание с мыслями», негативный настрой, нежелание вникать в суть вопроса, — все эти проблемы, безусловно, «растягивают» рабочий день. Как результат, недовольство самим собой, сверхурочная работа, отсутствие свободного времени…
Американский психолог Р. Левайн, в свое время, заставил своих студентов-иностранцев замерить точность темпа жизни в 31 стране: подсчитывалось среднее время, за которое городской прохожий делает сто шагов; время, которое требуется почтовому служащему, чтобы продать марку и вернуть сдачу; точность часов на городских зданиях. В число наиболее «торопливых и озабоченных» вошли Швейцария, Ирландия, Германия и Япония. США оказались на 16-м месте. А последние места достались Бразилии, Индонезии и Мексике.
Данная фундаментальная метафора западной культуры положена в основу так называемого «управления временем» (Time management), постепенно осваивающего мировой рынок управленческих технологий. Лозунги этого движения таковы: «Время мое и больше ничье, оно всегда должно приносить доход», «Никакого откладывания на завтра, потакания чужим ожиданиям!», «Полный самоконтроль: использование времени в метро, при перекуре, любом ожидании и даже… во сне!», «Наличие пустого (свободного) времени говорит о вас очень плохо».
Начинайте день с позитивным настроем. Хорошо позавтракайте и без спешки отправляйтесь на работу. Чтобы не забыть с собой нужную вещь, положите ее на видном месте на выходе из дома. Начинайте работу по возможности в одно и то же время. Перепроверьте план дня. Решив относительно простую задачу, создайте себе хорошее настроение. Утром займитесь важными и сложными задачами. Фиксируйте сроки выполнения заданий. Избегайте действий, вызывающих обратную реакцию (перепроверяйте все свои действия с точки зрения их необходимости). Отклоняйте дополнительно возникающие неотложные проблемы. Избегайте незапланированных импульсивных действий. Своевременно делайте паузы и соблюдайте размеренный темп работы. Небольшие однородные задачи выполняйте сериями. Между серьезными делами делайте паузы. Рационально завершайте начатое (избегайте «скачков в работе», перед прерыванием работы наметьте следующую задачу, которую можно успеть завершить). Резервируйте для себя спокойное время (1 час) для важных, но не срочных дел. Контролируйте время и планы (наряду с отслеживанием своего времени, многократно перепроверяйте свои планы дня с точки зрения выполненных задач, установления новых приоритетов). Завершайте несделанное (все начатые небольшие дела старайтесь завершить в течение одного дня). Осуществляйте контроль результатов и самоконтроль. Составляйте план на следующий день. Отправляйтесь домой с хорошим настроением: для этого определите важнейшее позитивное событие дня.
Применив эти несложные рекомендации в своей жизни, вы обеспечите себе более рациональное использование имеющегося времени. Вы научитесь бороться с «пожирателями времени», совершать меньше ошибок при выполнении своих функций, получать запланированный результат.